Política de Datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ULTIMATE TECHNOLOGY S.A.S

I. INTRODUCCIÓN
La Empresa ULTIMATE TECHNOLOGY S.A.S., domiciliada en la ciudad de
Pereira, ubicada en la Calle 11 # 15-53 Sector Los Alpes, Pereira, Risaralda,
dirección electrónica www. https://ultimate.com.co/ y teléfono de contacto 6-
3419039 e identificada con el Nit. 900.207.842 – 1 en adelante La Empresa, con
miras a proteger y asegurar a los titulares de datos personales, un debido
tratamiento de su información personal y dando cumplimiento a las estipulaciones
señaladas en la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el Decreto único
1074 de 2015, procede a emitir la siguiente política de tratamiento de información.
El propósito principal de esta política es poner en conocimiento de los titulares de
datos personales, los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos
dispuestos por La Empresa para hacer efectivos esos derechos y darles a conocer
el alcance y la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos los datos
personales.
II. OBJETIVO
Garantizar un adecuado tratamiento a los datos personales que administra La
Empresa, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario
1377 de 2013 y de las demás normas que los deroguen, modifiquen o
complementen.
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier
base de datos y archivos, tanto físicas como digitales, que se gestione en La
Empresa considerado como responsable. Igualmente, en aquellos casos en que
operen como encargados del tratamiento de datos personales.
IV. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad
vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las
siguientes definiciones:

• Archivo: Conjunto de datos grabados como una sola unidad de
almacenamiento, que contengan datos personales,
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, el cual se obtiene al momento
de la recolección del dato.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el
responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales,
mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de
tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las
mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de
tratamiento. Incluye archivos tanto físicos como electrónicos.
• Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de
ésta (heredero).
• Consentimiento informado: El Tratamiento de datos personales al interior de
La Empresa, sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e
informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o
divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el
consentimiento expreso del titular.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de
las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor
público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre
otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales
y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la
intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales
que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que
garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como
los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales

por cuenta del responsable del Tratamiento. La Empresa actúa como
encargado del tratamiento de datos personales en los casos, en los que por sí
misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por
cuenta de un responsable del tratamiento.
• Niño, niña y adolescente: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los
derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse
aquellos datos que sean de naturaleza pública.
• Oficial de Protección de Datos Personales: El área responsable de la
atención a peticiones, quejas, reclamos y Consultas formuladas por los titulares
de datos serán atendidas por la persona designada con la figura del Oficial de
Protección de Dato.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales que realice La Empresa o los Encargados del Tratamiento, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o
Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable
del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de
estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por
objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del
responsable.
• Supresión: se denomina así a la acción que el Titular de los datos personales
solicita al responsable y/o Encargado de los datos, en ejercicio del derecho que
le asiste de libertad y finalidad frente a su información.
Las definiciones incluidas en este documento son tomadas de la normatividad
vigente en Colombia, la cual regula la protección de datos personales de las
personas naturales, frente al tratamiento y circulación de estos.
IV. PRINCIPIOS  
La Empresa, en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará,
almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos
personales de los titulares. En todo tratamiento de datos personales realizado por
La Empresa, los responsables, encargados y/o terceros a quienes se les transfiera

datos personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas
en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de
los titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley que tiene La Empresa.  
Los principios que se deben tener en cuenta a la hora de realizar un tratamiento:  
 
A. Legalidad en materia de tratamiento de datos: La sociedad se sujetará a
lo establecido en la ley y en las disposiciones que la regulan.   
 
B. Finalidad: Toda actividad de tratamiento de datos personales que realice
La Empresa obedecerá a las finalidades mencionadas en esta política o en
la autorización otorgada por el titular de los datos personales, o en los
documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de
tratamiento de datos personales. La finalidad del tratamiento de un dato
personal debe ser informada al titular del dato personal al momento de
obtener su autorización. Los datos personales no podrán ser tratados por
fuera de las finalidades informadas y consentidas por los titulares de los
datos. La finalidad con la que se recogieron los datos personales obedece a
una finalidad legitima de acuerdo con la constitución y la ley.  
 
C. Libertad: El tratamiento de los datos personales que La Empresa realiza se
hace previa autorización por parte del titular o teniendo en cuenta las
causales que relevan el consentimiento por parte del titular y que se
encuentran consagradas en la ley.  
 
D. Veracidad o calidad del dato: El dato personal sometido a tratamiento
debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y
comprensible. La Empresa no hace tratamiento a datos personales que se
encuentren de manera parcial, fraccionados y que su tratamiento pueda
inducir a un error que pueda perjudicar al titular del tratamiento de la
información, cuando se presenten estos casos, La Empresa solicitará al
titular la corrección y actualización necesaria para que no se siga
presentando esa situación, en caso de no poder realizar la actualización de
la información La Empresa se abstendrá de realizar un tratamiento sobre
estos datos.  
 
E. Transparencia: Previa solicitud del titular, La Empresa deberá dar solución
a la petición que eleve el titular sobre la información que repose en la base
de datos. La respuesta a esta petición se llevará a cabo por parte del oficial
de privacidad directamente. La dependencia encargada del tratamiento de
la información acompañara el proceso de respuesta en los casos
necesarios.  
 
F. Acceso y circulación restringida: Los datos personales solo pueden ser
tratados por aquel personal de La Empresa que cuente con autorización

para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización
de tales actividades y hayan sido autorizados por La Empresa. No podrá
entregarse datos personales a quienes no cuenten con autorización o no
hayan sido habilitados por La Empresa para llevar a cabo el tratamiento.  
 
G. Temporalidad: La Empresa por regla general no usará la información del
titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada
al titular de los datos personales.  
 
Parágrafo. En los casos que haya legislación especial sobre el tema, se
conservara la información el término que la ley especial indique.   
 
H. Acceso restringido: salvo por los datos expresamente autorizados: La
Empresa no podrá hacer disponibles datos personales para su acceso a
través de internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se
establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el
acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas.  
 
I. Seguridad: La Empresa debe siempre realizar el tratamiento de la
información disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas
que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del dato y para
evitar que este sea adulterado, modificado, consultado, usado, accedido,
eliminado, o conocido por personas no autorizadas o por personas
autorizadas y no autorizadas de manera fraudulenta, o que el dato personal
se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el tratamiento de datos
personales deberá ser consultada esta política de tratamiento, para
asegurar el cumplimiento de esta regla.  
 
J.  Confidencialidad y tratamiento posterior: Todo dato personal que no sea
dato público debe tratarse por los responsables como confidencial, aun
cuando la relación contractual o el vínculo entre el titular del dato personal y
La Empresa haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales datos
personales deben continuar siendo tratados de conformidad con esta
política y con la ley.  
K. Individualidad: La Empresa mantendrá de manera separada las bases de
datos en las que tiene la calidad de encargado o que pudiera llegar a serlo,
de las bases de datos en las que actúa en calidad de responsable.  
V. TRATAMIENTO Y FINALIDADES  
Los datos personales de los Titulares de la Información serán recolectados,
almacenados, procesados, usados, circulados, transferidos, transmitidos,
compartidos y/o suprimidos, de conformidad con el vínculo contractual que se

haya establecido, en las siguientes bases de datos y con la finalidad indicada para
cada una de ellas:
 Maestro de Clientes. Es una base de datos que almacena toda la información
de los Clientes de La Empresa, que incluye entre otra la siguiente: razón
social, personas de contacto, dirección de sucursales, teléfonos, correos
electrónicos, información bancaria, Rut, estados financieros, etc. Esta
información que se recauda mediante formatos físicos o digitales diseñados
para el efecto, por parte de la fuerza comercial, y otra que se obtiene de
fuentes complementarias es utilizada por el área financiera de La Empresa
para evaluar la capacidad financiera y de pago de los Clientes a quienes se
le suministra los productos distribuidos por La Empresa.
 Maestro de Proveedores. Es una base de datos que almacena toda la
información de los Proveedores de La Empresa, que incluye entre otra la
siguiente: razón social, personas de contacto, dirección de sucursales,
teléfonos, correos electrónicos, información bancaria, Rut, estados
financieros, etc. Esta información que se recauda mediante formatos físicos
o digitales diseñados para el efecto, por parte de los funcionarios del área
de compras, y otra que se obtiene de fuentes complementarias es utilizada
por las áreas financiera y de logística de La Empresa para evaluar la
capacidad financiera y de cumplimiento de los Proveedores y determinar
aquellos con los que resulte conveniente establecer las relaciones
comerciales y jurídicas que instrumentan la prestación de servicios y
suministro de bienes que requiera La Empresa para su operación y
funcionamiento.
 Maestro de Empleados y Socios. Es una base de datos que almacena toda la
información de los Empleados de La Empresa, que incluye entre otra la
siguiente: dirección, teléfonos, historial laboral, datos de familia, cuenta
bancaria, etc. Esta información que se recauda mediante formatos físicos o
digitales diseñados para el efecto, por parte de los funcionarios del área de
gestión humana, y otra que se obtiene de fuentes complementarias es
utilizada por dicha área de La Empresa para efectos de los procesos de
vinculación de trabajadores y administración de la relación laboral. En esta
base de datos se conservará la información de las personas que dejaron de
tener la calidad de empleados hasta por el término legal.
 Maestro de Terceros. Es una base de datos que almacena toda la
información de los terceros que no están dentro de las demás bases de
datos de La Empresa, que incluye entre otra la siguiente: dirección,
teléfonos, cuenta bancaria, etc. Esta información que se recauda mediante
formatos físicos o digitales diseñados para el efecto, por parte de los

funcionarios del área de Contabilidad.
En general La Empresa utiliza la información suministrada para el desarrollo de su
objeto social. En caso de que se vaya a realizar un uso diferente al señalado
anteriormente, La Empresa solicitará de forma previa a los Titulares de la
Información la autorización correspondiente.
VI. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.  
De acuerdo con la ley, los titulares de datos personales tienen los siguientes
derechos:  
A. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Empresa o
los encargados del tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá
ejercer además frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.  
B. Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Empresa, salvo en los
casos que la ley indique que no se necesita autorización para el tratamiento
de dicha información.  
C. Presentar solicitudes ante La Empresa o el encargado del tratamiento
respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, y a que estos le
entreguen tal información.  
D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a la Ley.  
E. Revocar de manera libre su autorización y/o solicitar la supresión de sus
datos personales de las bases de datos de La Empresa o cuando la
Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto
administrativo definitivo que en el tratamiento La Empresa o el encargado
del tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la ley o cuando no
hay una obligación legal o contractual de mantener el dato personal en la
base de datos del responsable.  
F. Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que
hayan sido objeto de tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto
1377 del 2013.  
G. Conocer las modificaciones a los términos de esta política de manera previa
y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su
defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.  
H. Tener fácil acceso al texto de esta política y sus modificaciones.  
I. Acceder de manera fácil y sencilla a los datos personales que se
encuentran bajo el control de La Empresa para ejercer efectivamente los
derechos que la ley les otorga a los titulares.  
J. Conocer la dependencia o persona facultada por La Empresa frente a quien
podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre
sus datos personales.  
 

Los titulares podrán ejercer sus derechos de ley y realizar los procedimientos
establecidos en esta política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía
o documento de identificación original. En caso de contar con datos personales de
menores de edad estos podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de
sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán
demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los
derechos del titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el
representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y
aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.  
Estos derechos podrán ejercidos por las personas que a continuación se
relacionan:
a. El Titular de los datos, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente
por los distintos canales de comunicación que le ponga a disposición La
Empresa.
b. Los niños, niñas y adolescentes podrán otorgar sus datos personales a través
de representante legal, entiéndase quien ejerce la patria potestad, custodia,
curaduría, consejería y/o administrador, sea por vínculo legal, natural o por
sentencia ejecutoriada, de acuerdo con las reglas de la ley 1306 de 2009.
c. Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
d. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento.
e. Cualquier autoridad judicial o administrativa que, por su naturaleza jurídica y
dedicación frente al Estado, pueda exigir el cumplimiento de uno, varios o
todos los derechos que tiene el Titular.
VII. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
La Empresa ha designado responsables del debido cumplimiento de la presente
política de datos personales a las personas que a continuación se relacionan con
los respectivos datos de contacto:
Información sobre colaboradores y socios de La Empresa
Nombre: Gerente administrativa y financiera
Dirección: Calle 11 15-53 Sector Los Alpes Pereira
Teléfono: (606) 3419039
Email: info@ultimate.com.co
Información sobre Proveedores
Nombre: Coordinador de compras
Dirección: Calle 11 15-53 Sector Los Alpes Pereira

Teléfono: (606) 3419039
Email: logística@ultimate.com.co
Información sobre Clientes
Nombre: Líder de servicio al cliente
Dirección: Calle 11 15-53 Sector Los Alpes Pereira
Teléfono: (606) 3419039
Email: comercial3@ultimate.com.co
Información sobre Contratistas
Nombre: Coordinador de proyectos
Dirección: Calle 11 15-53 Sector Los Alpes Pereira
Teléfono: (606) 3419039
Email: proyectos@ultimate.com.co
Información sobre Terceros
Nombre: Contador
Dirección: Calle 11 15-53 Sector Los Alpes Pereira
Teléfono: (606) 3419039
Email: administracion@ultimate.com.co
Estas personas se encargarán de ahora en adelante de la recepción y
contestación de las peticiones, quejas, reclamos y consultas, que los titulares de la
información tengan sobre el tratamiento de su información. Entre las funciones que
tienen se encuentran las siguientes sin ser esta una lista taxativa de sus
funciones, las cuales pueden aumentar en pro de la protección de los derechos de
los titulares de la información. 
A. Recibir las solicitudes de los titulares de datos personales, tramitar y
responder aquellas que tengan fundamento en la ley o estas políticas, como
por ejemplo: solicitudes de actualización de datos personales; solicitudes de
conocer los datos personales; solicitudes de supresión de datos personales
cuando el titular de manera libre solicite la supresión o cuando el titular
presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y
Comercio de acuerdo con lo establecido en la ley, solicitudes de
información sobre el uso dado a sus datos personales, solicitudes de
actualización de los datos personales, solicitudes de prueba de la
autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la ley.  
 
B. Dar respuesta a los titulares de los datos personales sobre aquellas
solicitudes que no procedan de acuerdo con la ley.  

 
C. Servir de vínculo entre las organizaciones reguladoras frente al tema
relacionado con la privacidad, confidencialidad y seguridad de la
información, en este caso la Superintendencia de industria y comercio.  
 
D. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento con las políticas
de privacidad, confidencialidad y seguridad.  
 
E. Cumplir con las obligaciones legales que se dictan en las normas sobre
tratamiento de datos personales, en especial lo consagrado en la ley 1581
de 2016 y sus decretos reglamentarios.  
 
F. Orientar al personal de La Empresa en el tema de tratamiento de la
información y privacidad de la misma.  
 
G. Controlar y verificar el acceso a los datos personales dentro de La
Empresa.
VIII. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
La Empresa como Responsable del Tratamiento, se compromete a cumplir los
siguientes deberes en lo relacionado con el Tratamiento de datos personales:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho
de datos personales y su complementario de habeas data, permitiendo el
acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a
ella.
b) Solicitar y conservar, prueba de la autorización otorgada por el Titular de datos
personales para el tratamiento de datos personales.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos vinculados a éste, procedentes desde la autorización otorgada
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad físicas y digitales
que impidan modificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento, además de cualquier conducta regulada y sancionada en la ley de
delitos informáticos
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada y
comprobable; rectificando que la información corresponda a los datos
personales inicialmente otorgados para el tratamiento
f) Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las
novedades respecto de los datos del Titular en el término definidos por la ley.
Adicionalmente, se cuentan con los mecanismos necesarios para que la
información se pueda mantener actualizada.
g) Implementar mecanismos tecnológicos que provean condiciones de seguridad
y privacidad para proteger la información del Titular

h) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la
Ley 1581 de 2012.
i) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
j) Velar por el uso adecuado de los datos personales sensibles de los niños,
niñas y adolescentes.
k) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular
y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
Comercio o cualquier otra entidad pública competente en esta toma de
decisiones.
l) Usar los datos personales del Titular, sólo para aquellas finalidades para las
que se encuentre debidamente autorizado, respetando la normatividad vigente
sobre protección de datos personales.
m) Informar al encargado del tratamiento de datos sobre cual información se
encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
n) Cumplir con los requerimientos e instrucciones que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema de protección de
datos personales.
o) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares.
p) Adoptar un manual interno de procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la ley para la atención de consultas y reclamos.
X. RECLAMOS:  
La Empresa dispone de mecanismos para que el titular, sus causahabientes,
representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o
los representantes de menores de edad titulares, formulen reclamos respecto de
los datos personales tratados por La Empresa que deben ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o el presunto incumplimiento de los deberes de ley de
La Empresa.  
 
Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla a la dirección
Calle 11 # 15-53 Sector Los Alpes, Pereira, Risaralda; electrónicos a través del
correo de electrónico www. https://ultimate.com.co/ o telefónicamente en la línea
de atención 6-3419039 donde se encargarán de recibir las peticiones, quejas y
reclamos.  
 
A. El reclamo deberá ser presentado por el titular, sus causahabientes o
representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto
1377, así:  
 
o Deberá dirigirse al oficial de privacidad la señora a las personas

responsables del tratamiento de datos personales relacionadas en el punto
VII, por vía electrónica a la dirección de correo indicado en el mismo punto
o físicamente a la dirección Calle 11 # 15-53 Sector Los Alpes, Pereira,
Risaralda; o telefónicamente en la línea de atención 6-3419039.  
o Deberá contener el nombre y documento de identificación del titular.  
o Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el
objetivo perseguido (actualización, corrección, supresión, o cumplimiento de
deberes).  
o Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del
reclamante.  
o Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera
hacer valer.  
 
La Empresa antes de atender el reclamo verificará la identidad del titular del dato
personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una
estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o
documento de identificación original del titular, y los poderes especiales, generales
o documentos que se exijan según sea el caso.  
 
B. Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, La Empresa
requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el
reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro
de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá
que ha desistido del reclamo.  
 
C. Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de La
Empresa no es competente para resolverlo, dará traslado al oficial de
privacidad dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el
reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.  
 
D. Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en
la base de datos de La Empresa donde reposen los datos del titular sujetos
a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo,
en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá
mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.  
 
E. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término. 

XI. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
El Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades
autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas
otorgadas por parte del titular. De la misma forma se realizará Tratamiento de
Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.
La Empresa informará previamente a los Titulares los datos personales que se
requieren y el motivo por el cual se solicita la información, entendiendo que dicha
finalidad estará siempre relacionada con:
 El vínculo laboral, antes, durante y después del contrato de trabajo; y,
 Finalidad con la relación contractual con los proveedores y clientes.
La Empresa implementará en los contratos laborales o de prestación de servicio,
en los contratos con los proveedores y con los clientes, un texto, formato o
autorización, con el fin de que el Titular autorice de manera previa y expresa el
tratamiento de sus datos personales, relacionados con la ejecución del contrato
correspondiente. Lo que incluirá la autorización de recolectar, modificar o corregir
los datos personales del Titular.
En caso de que algún área dentro de La Empresa identifique nuevos usos
diferentes a los descritos en la presente política de tratamiento de datos
personales, deberá informar al Oficial de Protección de Datos Personales, quien
evaluará y gestionará, cuando aplique, su inclusión en la presente política.
El texto, formato o autorización también incluirá la autorización por parte del
Titular, para que algunos de los datos puedan ser entregados a terceros por parte
de La Empresa, de acuerdo con la finalidad de la relación contractual.
 Tratamiento de imágenes, video y fotografía
La recolección y el uso de imágenes, videos y fotografías como Datos Personales,
podrán ser empleados por La Empresa, para el cumplimiento de su objeto social,
en actividades tales como publicidad, proyectos, metodologías, servicios, entre
otros.
Los datos personales (imágenes, videos y fotografías) pondrán ser utilizados por
La Empresa en diversos medios, físicos y electrónicos.
Al recolectar los datos personales, La Empresa deberá obtener autorización previa
de los titulares e informar acerca de la finalidad para la cual será utilizada la

información (imágenes, videos y fotografías).
En caso de que los datos personales (imágenes, videos y fotografías) no sean
adquiridos directamente del titular, sino que les son suministrados por terceros, La
Empresa deberá asegúrese de que la información fue obtenida lícitamente y que
se tiene la autorización para usar dicha información, efectuando una debida
diligencia sobre su procedencia.

XII. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
El Tratamiento de Datos Personales realizados por La Empresa, requiere del
consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de dichos datos.
La Empresa, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos
Personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización
por parte del Titular de la información, al momento de la recolección del dato
personal, dependiendo del medio en que se obtengan, sea verbalmente y/o por
medio de un documento escrito, físico o digital, que permita asegurar su posible
verificación del otorgamiento de dicha autorización, con las medidas necesarias
para su conservación y custodia.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa, deberá en
todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley y en la presente
políticas de tratamiento de datos personales.
XIII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La Empresa cuenta con procedimientos y herramientas tecnológicas que permiten
una administración segura de la información recolectada y el funcionamiento de
los controles para verificar el cumplimiento de la presente Política de Tratamiento
de Datos Personales. Igualmente, La Empresa cuenta con planes de contingencia
orientados a mantener la continuidad de la operación y que le permiten administrar
situaciones que puedan poner en riesgo la información recolectada.
En este sentido es pertinente señalar que La Empresa cuenta con seguridades
razonables para impedir el acceso no autorizado a sus sistemas de información,
de tal suerte que terceros sin permiso no cuentan con la posibilidad de manipular
los datos personales recolectados y almacenados por la
Únicamente las personas autorizadas por La Empresa pueden acceder a la
información de conformidad con lo previsto en la presente Política de Tratamiento
de Datos Personales.
Las bases de datos que administra La Empresa están almacenadas y protegidas

en un servidor dentro las instalaciones de La Empresa, aislado de accesos no
autorizados. La información puede ser consultada únicamente por las personas
que tienen claves de seguridad asignadas, las cuales se entregan exclusivamente
a los empleados de las áreas responsables de cada una de las bases de datos
según se indica en la sección VII de la presente Política de Tratamiento. El área
de sistemas de La Empresa es la encargada de la administración de estas bases.
No obstante, lo anterior La Empresa no será responsable por ataques informáticos
y, en general, por cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas
de seguridad establecidas para la protección de los datos personales, ya sea por
La Empresa o por los terceros con los que ella tenga la relación contractual
respectiva.
La Empresa cumplirá con las instrucciones que en relación con medidas de
seguridad determine la Superintendencia de Industria y Comercio conforme al
artículo 19 del decreto 1377 de 2013 y las normas que lo complementen,
desarrollen, modifiquen y/o sustituyan.
 Datos De Niños, Niñas Y Adolescentes
La Empresa establece como aspecto principal en su política, la protección y
tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes; razón por la cual,
se dará un apropiado uso para las actividades comerciales y de mercadeo;
información que se mantendrá en un nivel de protección y medidas de seguridad
adecuadas, para garantizar los derechos fundamentales de los menores.
En atención a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario
1377 de 2013, se contará con la autorización previa, expresa e informada del
padre, la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.
Adicionalmente, deberán cumplir con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o
adolescente podrá otorgar la autorización para el tratamiento, previo ejercicio del
derecho del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar
teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Se resalta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos
personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su
naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente
de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y

cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de
los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus
derechos prevalentes”.
 Tratamientos de datos personales de Personas Expuestas
Públicamente - PEPs
Las “Personas Expuestas Públicamente” o “Personas expuestas políticamente”
(PEPs) son aquellas cuya mayor exposición o riesgo deriva del ejercicio de un
cargo público o función; o que por sus actividades tienen reconocimiento nacional
o internacional.
En algunos casos específicos, como en los relativos a las comprobaciones y
medidas conexas de prevención del blanqueo de capitales (PBC), identificación de
los clientes (KYC) y Personas Expuestas Políticamente (PEP), puede resultar
necesario realizar el tratamiento de datos personales de categoría especial. En
estos casos, trataremos los datos personales únicamente cuando exista una base
jurídica que podamos invocar o bien con arreglo a la Legislación de Protección de
Datos.

XIV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS
TITULARES DE LA INFORMACIÓN
A continuación se describen los procedimientos y reglas para el ejercicio de los
derechos a favor de los Titulares de la Información.
1. Canales y Horarios
Para el ejercicio de los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir
información, así como para revocar la autorización, los Titulares de la
Información pueden hacer sus solicitudes a través de los siguientes canales:
Información sobre Colaboradores y socios de La Empresa
Nombre: Gerente administrativa y financiera
Dirección: Calle 11 15-53 Sector Los Alpes Pereira
Teléfono: (606) 3419039
Email: info@ultimate.com.co
Información sobre Proveedores
Nombre: Coordinador de compras

Dirección: Calle 11 15-53 Sector Los Alpes Pereira
Teléfono: (606) 3419039
Email: logística@ultimate.com.co
Información sobre Clientes
Nombre: Líder de servicio al cliente
Dirección: Calle 11 15-53 Sector Los Alpes Pereira
Teléfono: (606) 3419039
Email: comercial3@ultimate.com.co
Información sobre Contratistas
Nombre: Coordinador de proyectos
Dirección: Calle 11 15-53 Sector Los Alpes Pereira
Teléfono: (606) 3419039
Email: proyectos@ultimate.com.co
Información sobre Terceros
Nombre: Contador
Dirección: Calle 11 15-53 Sector Los Alpes Pereira
Teléfono: (606) 3419039
Email: administracion@ultimate.com.co
Para realizar peticiones, consultas y reclamos se atenderá de lunes a viernes en
horario 8:00 AM – 12:00 M y 2:00 PM a 5:00 PM en el teléfono señalado.
2. Personas Autorizadas
Los derechos de los Titulares de la Información podrán ejercerse por las
siguientes personas, acreditando la calidad correspondiente:
a) Por el Titular, quien deberá presentar el documento de identidad.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán presentar el documento de
identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite
la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del
Titular.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, quien deberá presentar
documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la
que actúa (Poder) y el número del documento de identidad del Titular.

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los solicitantes deberán anexar los documentos que acrediten su condición
para actuar frente a La Empresa
3. Trámite de Consultas
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (15) días hábiles
contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender
una consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando
los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta,
la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
4. Trámite de Peticiones o Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida
en las bases de datos que administra La Empresa debe ser objeto de
corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley aplicable,
podrán presentar una petición o reclamo ante el responsable del Tratamiento el
cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del
Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que
dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se
quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al
interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo
para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo,
dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días
hábiles e informará de la situación al interesado.
b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una
leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término
no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta
que el reclamo sea decidido.
c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no
fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al

interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
El término máximo para atender una petición o reclamo será de quince (15)
días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se
informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la
fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar
los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
El Titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar el trámite
de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y
Comercio.
Cualquiera que sea el medio, La Empresa guardará prueba de la consulta y su
respuesta.  
 
A. Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad
con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el
Decreto 1377 de 2013, La Empresa recopilará toda la información sobre el
titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté
vinculada con la identificación del titular dentro de las bases de datos de La
Empresa y se la hará conocer al solicitante.  
B. El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre
y cuando tuviere derecho a ello por ser el titular del dato personal, su
causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o
para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta
respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir
de la fecha en la que la solicitud fue recibida por La Empresa.  
C. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se
contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el
estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el
mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el titular para comunicar
su solicitud. Caso en el cual el termino para contestar se ampliará cinco
(05) días más.  
La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15)
días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por La
Empresa.
XV. TEMPORALIDAD DE LA INFORMACIÓN

En el tratamiento de datos personales que efectúa La Empresa, la permanencia de
los datos en sus bases de datos estará determinada por el periodo de vigencia
que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las
normas especiales que regulen la materia, así como aquellas normas que
establezcan el ejercicio de las funciones legales.
En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, La
Empresa procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a
conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que
impidan un tratamiento inadecuado.
XVI. VIGENCIA  
Esta Política rige a partir del día primero (1º) de junio de 2013. Los datos
personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en
nuestra base de datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad,
durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta
política, para las cuales fueron recolectados; misma que fue difundida a las
compañías vinculadas, así como entre sus colaboradores, asesores, proveedores
y demás personas que tienen alguna responsabilidad en el tratamiento de datos
personales.
La Empresa se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de
Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y
publicado oportunamente en la página www.ultimate.com.co, por lo cual se
informa que esta versión se modificó el 10 de octubre de 2022, por lo que La
Empresa está comprometida con la realización oportuna de campañas de difusión
y capacitación para el debido entendimiento y aplicación de la presente Política de
Tratamiento de Datos Personales.
Cordialmente,

ULTIMATE TECHNOLOGY S.A.S.
NIT 900207842-1